Business Intelligence

¿A qué nos referimos cuando hablamos de Business Intelligence?

El Business Intelligence (BI), en castellano Inteligencia Empresarial o Inteligencia de Negocios, es el conjunto de procesos requeridos para ofrecer una solución informática que nos permita analizar cómo está funcionando nuestra empresa. Este conocimiento hará que optimicemos dicho funcionamiento mediante la toma de decisiones pertinentes.

Dentro del mundo del BI hay múltiples soluciones posibles. Como cada empresa tiene su propia casuística, una solución completamente válida para unas empresas puede no serlo para otras.

¿Qué es exactamente BI?

Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo directamente con las tecnologías de la información, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas…) o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio

La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc.

 

¿Por qué importante el BI en esta era digital?

El término Business Intelligence (BI por sus siglas en inglés) hace referencia al uso de estrategias y herramientas que sirven para transformar información en conocimiento, con el objetivo de mejorar el proceso de toma de decisiones en una empresa. En plena era digital, tomar decisiones bien informadas es uno de los principales factores de diferenciación de las empresas. En este post vamos a explicar con precisión qué es Business Intelligence, o inteligencia de negocio, y qué herramientas de BI existen.

 

¿De qué manera es útil el BI?

Dentro de las soluciones BI existen diferentes opciones. Al apoyarse en unas tecnologías que se desarrollan rápidamente, estas soluciones van cubriendo nuevos aspectos y mejorando otros. Así que las se incluyeron primero darán paso a otras que surgirán con el tiempo.

En cualquier caso, las soluciones más habituales (todas juntas o sólo algunas de ellas), están las basadas en la creación de informes tanto predefinidos como a medida, junto a su distribución de forma automatizada (reporting o corporative reporting).

Algunas soluciones serían:

  • La previsión de resultados (forecasting)
  • Las herramientas de consultas para usuarios avanzados (query) incluyendo el acceso a cubos multidimensionales (OLAP)
  • Los cuadros de mando (dashboards o scorecards)
  • Los almacenes de datos especiales (datawarehouse o datamarts).

De hecho, las soluciones BI están en un proceso de transformación. Engloban desde los sistemas usados para la medición de los datos corporativos y los informes relacionados hasta a aquellos que también soportan análisis, predicción, y las funcionalidades de descubrimiento de datos (Data discovery).  De esta forma podemos ver que la Inteligencia Empresarial se apoya en gran medida en el Big Data con el análisis de datos y el desarrollo de los mismos.

 

Espacios de aplicación

El business intelligence debe ser considerado como una ventaja, ya que, para responder a diferentes problemas de negocio, genera información privilegiada como:

  • Oportunidades de entrada a nuevos mercados.
  • Promociones u ofertas de productos que deben ofrecerse.
  • Control financiero.
  • Optimización de costes.
  • Planificación de la producción.
  • Análisis de perfiles de clientes.
  • Rentabilidad de un producto concreto.

Hay que recordar que cada uno de los departamentos que conforman las empresas reúnen una gran cantidad de información sobre clientes, producción, inventarios, proveedores, socios y campañas de marketing, entre otros, además de datos externos (como los referentes a competidores) que añaden mayor contexto a la información propia.

Todos estos datos no servirían de nada si no se cuenta con un analista experto en inteligencia de negocios que pueda realizar distintas aportaciones a cada departamento, siempre con el objetivo de integrar y optimizar la información disponible.

Un especialista en business intelligence será el encargado de revisar, de forma eficaz y eficiente, todos los datos dentro de un contexto concreto para que los directivos sean capaces de tomar decisiones óptimas. Además, son los expertos en inteligencia de negocios los que ofrecen pruebas comparativas de rendimiento –para hacer más competitivas a las empresas– al identificar tendencias de mercado, ventas o ingresos.

¿Qué herramientas usa el Business Intelligence?

 

  1. Cuadro de mando integral

El Cuadro de Mando Integral (CMI), también conocido como Balanced Scorecard (BSC) o dashboard, es una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes áreas o unidades.

También se puede considerar como una aplicación que ayuda a una compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con su estrategia, mostrando de forma continuada cuándo la empresa y los empleados alcanzan los resultados definidos en su plan estratégico.

El Cuadro de Mando Integral se diferencia de otras herramientas de Business Intelligence, como los Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), en que está más orientados al seguimiento de indicadores que al análisis minucioso de información. Por otro lado, es muy común que un CMI sea controlado por la dirección general de una compañía, frente a otras herramientas de Business Intelligence más enfocadas a a la dirección departamental.

El CMI requiere, por tanto, que los directivos analicen el mercado y la estrategia para construir un modelo de negocio que refleje las interrelaciones entre los diferentes componentes de la empresa (plan estratégico). Una vez que lo han construido, los responsables de la organización utilizan este modelo como mapa para seleccionar los indicadores del CMI.

 

  1. Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)

Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización.

En principio, puede parecer que el análisis de datos es un proceso sencillo, y fácil de conseguir mediante una aplicación hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es así: estas aplicaciones suelen disponer de una serie de informes predefinidos en los que presentan la información de manera estática, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas.

El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es, a diferencia de otras herramientas como los Cuadros de Mando (CMI) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), explotar al máximo la información residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación, pero siempre con una interfaz gráfica amigable, vistosa y sencilla.

 

  1. Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutiva es una herramienta software, basada en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.

De forma más pragmática, se puede definir un EIS como una aplicación informática que muestra informes y listados (query & reporting) de las diferentes áreas de negocio, de forma consolidada, para facilitar la monitorización de la empresa o de una unidad de la misma.

El EIS se caracteriza por ofrecer al ejecutivo un acceso rápido y efectivo a la información compartida, utilizando interfaces gráficas visuales e intutivas. Suele incluir alertas e informes basados en excepción, así como históricos y análisis de tendencias. También es frecuente que permita la domiciliación por correo de los informes más relevantes.

A través de esta solución se puede contar con un resumen del comportamiento de una organización o área específica, y poder compararla a través del tiempo. Es posible, además, ajustar la visión de la información a la teoría de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por Norton y Kaplan, o bien a cualquier modelo estratégico de indicadores que maneje la compañía.