En la actualidad, las empresas desarrollan su actividad en un entorno cada vez más cambiante y complejo. Esto es debido a un conglomerado de factores como el incremento de la competencia, el aumento de la globalización, la internalización de las empresas, la celeridad en el desarrollo de tecnologías de la información, el incremento del nivel de incertidumbre en el análisis del entorno organizacional y la reducción del ciclo de vida de los productos. Todos estos factores han propiciado que la información se convierta en una piedra angular en el seno de las organizaciones, ya que posibilita, no solo su adecuado funcionamiento, sino que, también, su desarrollo y supervivencia en el mercado. El process mining juega un rol sumamente importante en el manejo de esta información. Si quieres conocer más sobre este concepto, sigue leyendo este artículo.
Sistemas de Información como piedra angular las organizaciones
Cuando hablamos del concepto de información dentro de una empresa, resulta ineludible pensar en los Sistemas de Información (SI). Un concepto mucho más amplio, pero que está íntimamente ligado con la información que se genera y comparte a diario en una empresa.
Los SI podemos definirlos como un conjunto de procesos destinados a recopilar, elaborar y distribuir, de manera selectiva, la información valiosa que se genera en el entorno de la organización. Dicho de otra forma, la función de los SI es capturar los hechos en cuanto se producen, ya sean internos o externos, procesar todos los datos obtenidos y comunicarlos a las partes que corresponda dentro de la organización, para que puedan reaccionar y tomar decisiones de forma ágil.
Por tanto, la importancia de los SI a nivel empresarial es vital para mejorar la funcionalidad, efectividad, eficacia y calidad de la operativa diaria.
¿Qué es el process mining?
La minería de procesos es una técnica de administración de procesos que permite analizar los procesos de negocios de acuerdo con un registro de eventos. A través de esta actividad se desea extraer conocimiento desde los registros de evento de los procesos almacenados por los sistemas. Este conocimiento implica lograr realizar la traza de los procesos en estudio, incluyendo información de los actores que lo realizan, los tiempos involucrados, entre otras cosas. Uno de los objetivos es llevar el control de los procesos, pero además tiene como objetivo permitir el descubrimiento de procesos, controles, información y estructuras organizacionales partiendo de la base de los registros de eventos.
La Minería de Procesos es utilizada generalmente cuando no existe una descripción formal de los procesos, o cuando la información existente es de mala calidad. Por ejemplo, el registro de atención de un paciente en un hospital puede ser analizado a través de la Minería de Procesos para descubrir modelos que describan el flujo del paciente. Por otro lado, también pueden utilizarse los registros de eventos para compararlos con modelos probabilísticos para contrastar la realidad con el modelo propuesto.
Siendo el descubrimiento de modelos de proceso una etapa inicial, el paso siguiente de la Minería de Procesos es lograr una mejora en los procesos estudiados mediante la detección de cuellos de botella en el proceso, mejores rutas para cumplir con el mismo propósito, detección temprana de congestión, entre otras cosas.
Un método de análisis
Entonces, el Process Mining, o la minería de procesos, es un método de análisis de procesos que tiene como objetivo descubrir, supervisar y mejorar procesos reales (es decir, procesos no asumidos) mediante la extracción de conocimiento de registros de eventos fácilmente disponibles en los sistemas de información actuales de una organización.
Va más allá de la presentación pura de los datos clave del proceso, reconociendo las relaciones contextuales de los procesos, los presenta en forma de análisis gráfico para poder diagnosticar problemas y sugerir mejoras de la calidad de los modelos de procesos. Con Process Mining será posible detectar o diagnosticar problemas basados en hechos y no en conjeturas o intuiciones. La minería de procesos busca la confrontación entre los datos de eventos (es decir, el comportamiento observado) y los modelos de procesos (hechos a mano o descubiertos automáticamente). Mediante el emparejamiento de datos de eventos y modelos de procesos, será posible comprobar conformidades, detectar desviaciones, predecir retrasos, soportar la toma de decisión y recomendar rediseños de procesos.
Tipos de Process Mining
En los trabajos de investigación, en algunas ocasiones el término process mining es referido como “descubrimiento automatizado de procesos de negocio” (en inglés, automated business process discovery o ABPD). Este concepto describe un conjunto de técnicas que se usan para crear, evaluar y ampliar los modelos de procesos. El manifiesto del Grupo de Trabajo del IEEE sobre minería de procesos diferencia tres tipos de técnicas de process mining:
- Descubrimiento (Discovery): este tipo de técnicas de process mining se utiliza para identificar procesos y crear modelos de procesos.
- Conformidad (Conformance): mediante este tipo de técnicas de process mining, se comparan los datos de los registros de eventos y los modelos de procesos existentes para determinar si coinciden.
- Mejoramiento (Enhancement): estas técnicas de process mining consisten en adaptar y mejorar los procesos en función de los datos reales.
Ventajas del Process Mining
- Informes objetivos y basados en hechos
Ofrece información objetiva y basada en hechos, derivada de datos reales, para ayudarte a auditar, analizar y mejorar los procesos de negocio existentes.
- Más rápido, más barato y más preciso
Es más rápido, más barato y más preciso que los largos y a menudo subjetivos talleres de análisis de procesos que reemplaza.
- No es necesario sustituir equipos
La minería de procesos funciona sobre los sistemas existentes, por lo que tampoco es necesario realizar sustituciones de equipos.
Perspectivas del Process Mining
La minería de procesos engloba cuatro niveles diferentes de observación:
- Perspectiva de control de flujo: minería de procesos centrada en el control de flujo que busca representar una secuencia de actividades dentro de un proceso que forme un modelo de proceso (por ejemplo, como ocurre en las redes de Petri, el diagrama de actividades UML, la CPE o el modelo BPMN).
- Perspectiva organizativa: minería de procesos basada en el aspecto organizativo, en la que se destaca la forma en que las personas y los sistemas de TI se relacionan entre sí cuando participan en un proceso de negocio. Se definen perfiles y roles de actividad para luego compararlos. El resultado de este tipo de análisis es un mapa social en el que se puede visualizar una red de relaciones.
- Perspectiva de casos: minería de procesos centrada en casos concretos que sirve para analizar instancias de procesos individuales. Estas se describen y categorizan como casos según sus propiedades. Para hacer la clasificación, se utilizan los valores de datos registrados por cada instancia de proceso pertinente teniendo en cuenta, por ejemplo, las partes implicadas.
- Perspectiva de tiempo: minería de procesos centrada en el tiempo, que estudia el tiempo absoluto y relativo y la frecuencia de los eventos. Para que esto sea posible, es necesario que todos los registros de eventos obtengan un marcador temporal. Gracias a este tipo de análisis, es posible realizar simulaciones con las que se pueden sacar conclusiones sobre los patrones, tendencias y obstáculos del flujo de proceso. Por ejemplo, se pueden identificar los cuellos de botella dentro de la cadena del proceso.
¿Cuándo debería usar Process Mining?
La minería de procesos puede utilizarse siempre que exista información sobre los pasos individuales de los procesos de negocio, detallada, registrada y almacenada de manera constante mediante sistemas de TI. Sirve a las empresas, por ejemplo, en los siguientes casos:
- Desarrollo de procesos de trabajo utilizando sistemas de gestión de flujo de trabajo
- Ejecución de transacciones mediante sistemas ERP
- Gestión de solicitudes de asistencia técnica mediante sistemas de tickets
- Garantía de calidad de tratamientos médicos mediante protocolos clínicos
Por lo tanto, las técnicas de minoría de procesos pueden utilizarse en ámbitos tan diversos como el comercio minorista, la fabricación de equipos originales, la banca, los seguros, el desarrollo o los departamentos de ventas con el fin de mejorar procesos de negocio como los pedidos, la producción o los flujos de caja.
Campos de aplicación
Los principales campos de aplicación de las técnicas de minería de procesos son la gestión del flujo de trabajo y la gestión del conocimiento. Además, el conocimiento extraído a partir del process mining se utiliza en el desarrollo de sistemas de asistencia.
Son innumerables las empresas que utilizan tecnologías como bases de datos, sistemas ERP o sistemas de gestión del conocimiento para descubrir y hacer uso de la información. Normalmente, los procesos no se analizan directamente: gracias a los métodos utilizados por el process mining, es posible extraer conocimientos explícitos de los procesos implícitos.
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo describen los procesos de negocio desde un punto de vista normativo y automatizan la coordinación y control de los pasos individuales de cada proceso. El sistema proporciona al usuario interfaces para llevar a cabo tareas de comunicación y acceder a los datos y programas.
La gestión del flujo de trabajo se basa en flujos de trabajo modelados que permiten al sistema reconocer eventos (como recibir un documento por correo electrónico) y reaccionar de forma automática ante ellos. Este procedimiento automatizado se basa en modelos de proceso que pueden crearse, supervisarse y mejorarse gracias a los métodos de la minería de procesos.
La gestión de la información y la automatización de los procesos son áreas que siempre requieren de atención para hacer crecer a tu empresa. Contáctanos para asesorarte profesionalmente.
