SharePoint

SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo. Está formada por una serie de productos y elementos de software que incluye funciones de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.

¿De qué se trata?

Las organizaciones usan Microsoft SharePoint para crear sitios web. Se puede usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo, así como acceder a ella. Lo que necesita es un explorador web, como Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome o Firefox.

SharePoint es una herramienta de productividad de la cartera de soluciones empresariales de Microsoft 365 Argentina (antes Office 365). Permite a las personas comunicarse y colaborar como nunca antes. Con unos pocos clics, su equipo puede elaborar, editar y personalizar contenido. 

SharePoint mejora la eficiencia de su personal al permitirles crear sus propias páginas web de departamento, lo que aumenta la productividad gracias al uso de flujos de trabajo que aceleran la automatización de los procesos internos.

SharePoint sirve como portal corporativo utilizado para comunicación y noticias, o como complemento para repositorio de datos. Gracias a su poder de cómputo y flexibilidad para llevar al mundo digital formularios, listas, bibliotecas de datos y otras funciones, impulsa la productividad y realiza sus procesos de negocio con un valor costo-beneficio superior.

Este tipo de herramientas son sumamente necesarias para facilitar la conexión entre los trabajadores y mejorar la comunicación; de esta manera, aseguras el crecimiento progresivo de tu empresa por medio de un mejor ambiente laboral. Otro recurso que debes tener en cuenta es un servidor VPS cloud. Esta tecnología garantizará una adecuada gestión de tu presencia web.

¿Qué funciones cumple?

Estas son solo algunas de las características que hacen que SharePoint se destaque en el mercado.

  • Cumplimiento: Le proporciona un servicio que cumple totalmente con los estándares regulatorios.
  • Servicios de acceso: Tiene la oportunidad de compartir soluciones de acceso en la web. Gracias a las aplicaciones de servicio de Office.
  • Varias partes web: SharePoint proporciona contenido preempaquetado que puede mostrar como elementos web en sus páginas.
  • Biblioteca: Estos son solo lugares donde los usuarios pueden crear, guardar, actualizar e igualmente colaborar en archivos con otros miembros del equipo.
  • Conexiones encriptadas: Es una plataforma segura que ofrece protección absoluta en muchas capas.
  • Information Rights Management: Le permite limitar las acciones del documento que realizan los usuarios.
  • Soporte para dispositivos móviles: Las aplicaciones de SharePoint están diseñadas para funcionar maravillosamente en plataformas móviles.
  • Business intelligence: Le proporciona diversas herramientas que le permiten analizar y visualizar datos a través de impresionantes paneles para ayudar a mejorar los procesos de toma de decisiones.

Es una excelente estrategia complementar estas funcionalidades con un servicio de VPS cloud. ¿Cómo funciona? Un servidor es una computadora en la que tu proveedor de alojamiento web almacena los archivos y las bases de datos necesarios para tu sitio web. Cada vez que un visitante en línea quiere acceder a tu sitio web, su navegador le envía una solicitud a tu servidor y transfiere los archivos necesarios a través de Internet. VPS cloud te proporciona un servidor en la nube que simula un servidor físico; sin embargo, en realidad, la máquina se comparte entre varios usuarios.

Al usar VPS cloud, tu proveedor de alojamiento web instala una capa virtual sobre el sistema operativo del servidor. Esta capa divide el servidor en particiones y le permite a cada usuario instalar su propio sistema operativo y software.

¿Cómo sirve para la gestión documental?

Para la gestión documental, basándose en permisos, permite: 

  • Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.  Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura. 
  • Control de versiones. 
  • Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint
  • Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento. 
  • Acceso a documentos sin conexión a internet. 

En el caso de VPS cloud, este te permite configurar tu sitio web dentro de un contenedor seguro con recursos garantizados (memoria, espacio en disco, núcleos de CPU, etc.) que no tienes que compartir con otros usuarios. Con el VPS cloud, tienes el mismo acceso de nivel raíz que si alquilaras un servidor dedicado, pero a un costo mucho más bajo.

¿Qué funcionalidades tiene para el trabajo en equipo?

  • Crear espacios o sitios web (incluso ‘subsitios’ dentro del mismo espacio) para el trabajo en grupo, donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc. 
  • Extranet para compartir archivos de gran tamaño.  Colaboración y comunicación online entre equipos. 
  • Compartir actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de trabajo. 
  • Mantener a los equipos sincronizados.  Mantenerse al día de la información y las noticias de la institución.  Comunicación en tiempo real con los compañeros.

¿Qué beneficios generales brinda?

Gestión de la Información

Las funciones de administración de la información se han diseñado de tal manera que le brindan herramientas para centralizar y administrar de manera efectiva toda la información de la mejor manera posible a través de metadatos / propiedades, búsqueda y categorización de datos. Esta se puede complementar con una estrategia que incluya un servidor de VPS cloud.

Fácil creación de sitios colaborativos

Este es uno de los beneficios notables de usar SharePoint. Hace que sea bastante fácil para usted crear y administrar sitios. A diferencia de otros sistemas que necesitan una dependencia de los profesionales de TI para crear dichos sitios, la creación del sitio se puede delegar a los usuarios si se desea (autoservicio).

Colaboración en Equipo

Si estás pensando en una plataforma adecuada donde los miembros del equipo puedan colaborar en un proyecto en particular, piense en SharePoint. La colaboración se puede lograr fácilmente porque tiene espacios de trabajo de documentos donde los miembros del equipo pueden realizar cambios conjuntamente, proporcionar comentarios y crear plantillas. 

Automatización de procesos comerciales

SharePoint te permite automatizar sus procesos comerciales a través del uso de la aprobación de contenido, formularios y flujos de trabajo en línea. Con los flujos de trabajo, puede controlar el progreso de una tarea de oficina en particular. Le permite identificar el estado de las tareas junto con toda la cadena del proceso comercial. VPS cloud es excelente para la automatización también.

Diseminación de información

Como plataforma, SharePoint tiene una eficiencia sin igual en la distribución de información. Puede crear discusiones, compartir documentos con facilidad o incluso configurar alertas para recibir notificaciones de cambios en la información. También proporciona a los administradores varios niveles de acceso flexibles para los diferentes usuarios, para asegurarse de que el contenido llegue a los destinatarios correctos.

Integración con los sistemas de línea de negocio

SharePoint permite la integración con otras fuentes de datos a través de servicios web. Su integración no solo es compatible con los productos de Microsoft, sino que también lo hace con otros sistemas empresariales que no son de Microsoft, como las herramientas de informes y los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes.

Generar Informes

SharePoint proporciona funciones para generar informes y paneles. A través de Office Excel puede crear informes gráficos pesados con facilidad. También puede aprovechar la plataforma PowerBI para proporcionar informes estandarizados y consultas de información globalmente en su portal de SharePoint. De esta manera, será mucho más fácil analizar ciertos datos y hará que el proceso de toma de decisiones sea más eficiente.

¿De qué manera Sharepoint es beneficiosa para tu empresa?

Aporta a las transformaciones de TI

No es un secreto que las empresas y organizaciones tratan de equilibrar sus finanzas, incluyendo optimizaciones o planes de ahorro, sin embargo, cuidar el presupuesto no significa dejar de invertir en los recursos esenciales de las empresas.

Gracias a la herramienta SharePoint, usted podrá liderar transformaciones esenciales que le permitirán reducir el costo de activos TI como:

  • Tiempo de mantenimiento
  • Seguridad
  • Actualizaciones
  • Rendimiento del hardware y software para colaborar

Una de las transformaciones de TI con las que puede aportar es con VPS cloud.

Flexibilidad de trabajo

SharePoint es una plataforma que se adapta de manera flexible con otras herramientas o soluciones en la nube y aplicaciones de Microsoft 365 Argentina, por ejemplo, con Microsoft Teams, o con Stream.

Promueve la innovación

El intercambio de información a través de diversas plataformas empodera las nuevas ideas de cada trabajador y refuerza la retroalimentación en equipo. SharePoint promueve la resolución de problemas mediante la participación conjunta, y da la opción de crear pequeños sitios donde se puede agregar recursos, enlaces e información esencial para respaldar los argumentos.

Con SharePoint no habrá pérdida de tiempo revisando el historial, enviando de nuevo recursos o compartiendo varias veces la misma información, dado que el seguimiento en tiempo real permite mayores compromisos para trabajar en pro de las metas.

Respaldo seguro de la información

Con la conexión desde SharePoint sus equipos podrán respaldar de manera segura la información y a la vez, encontrarla fácilmente desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio. Además, podrá simplificar el flujo de documentos y automatizar las tareas más pequeñas.